Авансовый отчет 0504049 бланк скачать word. Оформление бланка авансового отчета

Учреждение _ГБОУ "Академия"______________________________________

ХХХХХХХХ

Структурное подразделение ___Административно-хозяйственный отдел__

Подотчетное лицо _Иванов Сергей Петрович_____

Табельный номер

Единица измерения: руб.

Российский рубль___

(наименование валюты)

Должность __Заместитель начальника отдела__

Назначение аванса _Оплата командировочных расходов_

Наименование показателя

Бухгалтерская запись

Сумма, руб.

Предыдущий аванс:

00000000000000000.4.208.12.560

перерасход

00000000000000000.4.208.22.560

00000000000000000.4.201.11.610

Получен аванс

00000000000000000.4.208.26.560

00000000000000000.4.201.11.610

Заявка на кассовый расход 00000209 от 27.05.2013

Заявка на кассовый расход 00000210 от 27.05.2013

Заявка на кассовый расход 00000211 от 27.05.2013

Итого получено

Израсходовано

Перерасход

Приложение: 15 документов на 8 листах

Целесообразность произведенных

расходов подтверждаю

Отчет проверен. К утверждению в сумме, руб.

Для учета затрат, которые совершил сотрудник компании в период командировки. Он применяется также в случаях расходования средств компании ее сотрудниками.

Авансовый отчет имеет унифицированную форму под номером АО-1. Несмотря на то, что законодательство разрешает юридическим лицам использовать собственноручно разработанные бланки, использование бланка по унифицированной сумме представляется более предпочтительным.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Руководитель компании должен подписать приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать подотчетные суммы. До недавнего времени это могли быть только сотрудники компании, имеющие трудовые договоры с данной компанией.

С 2019 года подотчетные средства разрешено выдавать лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. В приказе должны быть указаны цели, на которые могут быть израсходованы выданные суммы, их величина и период.

Если сотрудник компании направляется в служебную поездку, то денежные средства он может получить на основании приказа о командировке или командировочного удостоверения.

Сотрудник, получивший средства на расходы в период командировки либо иные цели, должен передать авансовый отчет в бухгалтерскую службу в трехдневный срок после истечения периода, указанного в приказе руководителя компании. Так как этот документ является основанием для отражения затрат, то к нему должны быть приобщены документы, свидетельствующие о целевом характере использования подотчетных сумм.

Особенности

Для отчета об использовании полученной суммы сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Данный бланк необходимо заполнить с двух сторон. Правильность заполнения проверяет бухгалтер компании. После этого он передается на утверждение руководителю.

Законодательством предусмотрено, что данный первичный документ оформляется в одном экземпляре.

Необходимо отметить, что изменился номер авансового отчета в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). До 2019 года он имел номер формы 0504049, который в дальнейшем был изменен Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г. В 2019 году авансовый отчет имеет новый номер ОКУД 0504505.

В бланке авансового отчета присутствует отрывная часть, которая передается после проверки бухгалтером на корректность его заполнения сотрудником компании и заполнения им своих граф бланка.

Общие правила составления бланка авансового отчёта

Федеральным законодательством установлено, что компания может самостоятельно разработать бланк авансового отчета. Главным условием при этом является наличие в документе обязательных реквизитов.

А именно:

• номер авансового отчета;
• дата авансового отчета;
• наименование компании;
• сумма аванса;
• израсходованная сумма;
• перечень приобщенных к авансовому отчету документов.

Юридические лица могут использовать форму АО-1, применение которой прошлые периоды было обязательным.

Авансовый отчет может быть оформлен традиционным способом, т.е. документально (от руки или на компьютере). Основным условием является наличие личных подписей должностных лиц.

Также он может быть представлен в электронном виде. Такой документ подписывается посредством цифровых подписей должностных лиц. Последний вариант возможен при наличии в компании системы электронного документооборота.

Руководитель, принимая решение о выдаче денежных средств, должен подписать соответствующий приказ. При заполнении бланка авансового отчета необходимо проверить, чтобы строка «Назначение аванса» повторяла формулировку, указанную в приказе руководителя компании.

Условия при отправлении в командировку

Коды проводки

В бухгалтерском учете затрат, произведенных сотрудником в период командировки, используются счета расчетов с персоналом, финансовые счета, счета учета затрат и т.д.

Если аванс на командировку выдается наличными средствами, то производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 50. Данная запись производится на основании корректно оформленного расходного кассового ордера.

Если денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на банковскую карточку сотрудника, то в бухгалтерском учете производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 51. Для осуществления данной операции бухгалтер должен оформить платежное поручение для банка.

После прибытия должностного лица из служебной командировки, он должен представить оформленный авансовый отчет в бухгалтерскую службу.

На основании этого документа и приобщенных к нему подтверждающих документов могут быть произведены следующие записи:

Если у сотрудника осталась сумма неизрасходованного аванса, он должен вернуть ее компании. В случае возврата в кассу – Дт сч. 50 Кт сч. 71. В случае перечисления на расчетный счет – Дт 51Кт сч. 71.

Если выданной под отчет суммы оказалось недостаточно, то сотруднику компенсируются произведенные расходы: Дт сч. 71 Кт сч. 50 «Касса» или Дт сч. 71 Кт сч. 51.

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может представить оправдательные документы. Например, вследствие их утери или невозможности представления из-за траты подотчетной суммы на личные нужды. В таком случае для отражения затрат используется счет 94.

В бухгалтерском учете производится запись: Дт сч. 94 Кт сч. 71 — отражена недостача денежных средств. В дальнейшем эта недостача удерживается из заработной платы сотрудника: Дт сч. 70 Кт сч. 94.

Сопроводительные документы

При документальном оформлении командировочных расходов бухгалтеру необходимо руководствоваться Постановлением № 749 от 13.10.2008г. В соответствии с данным постановлением сотруднику должно быть выдано командировочное удостоверение, форма которого установлена законодательно. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются даты выбытия и прибытия сотрудника, заверенные печатью и подписями уполномоченных лиц.

Все расходы, произведенные в командировке, должны быть подтверждены билетами, чеками, квитанциями, которые сотрудник должен передать в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением. Кроме того, сотрудник должен составить отчет по командировке, который утверждается руководителем компании.

В целях минимизации претензий налоговиков все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому бухгалтер может отказать в принятии к учету некорректно оформленных документов.

Как правило, к авансовому отчету прилагаются кассовые и товарные чеки, иные бланки строгой отчетности. Данные документы целесообразно наклеить на лист бумаги формата А4, а для избегания утери данных вследствие быстрого выцветания чернил – сделать их ксерокопию. Это позволит компании подтвердить затраты, произведенные в период командировки, при проведении налоговой проверки.

Нюансы оформления

При направлении сотрудника в командировку за пределы Российской Федерации необходимо учитывать некоторые моменты. Так, сотруднику не выдается командировочное удостоверение. Связано это с тем, что даты прибытия и выбытия указываются в загранпаспорте сотрудника.

После принятия решения о зарубежной командировке, руководитель должен подписать соответствующий приказ, в котором указываются цель командировки, должность и фамилия должностного лица, направляемого в командировку, а также место назначения.

Размер суточных расходов компания может устанавливать самостоятельно. Как показывает практика, он остается на уровне суммы, которая не облагается НДФЛ.

Сотруднику оплачивается проезд до места назначения, данная сумма затрат должна быть подтверждена проездными документами, затраты на проживание на основании предоставленных квитанций и чеков, а также затраты на государственную пошлину, консультационные услуги и т.п.

На титульной стороне авансового отчета указывается наименование компании, наименование службы, в которой трудится сотрудник, отчитывающийся о тратах, его должность, цель, на которую были израсходованы подотчетные средства, номер и дата документа. Табличная часть используется для отражения данных о денежных средствах, которые были получены сотрудником ранее, о сумме полученного аванса и сумме затрат. Здесь же подводится итог, произошел ли перерасход денежных средств или осталась неизрасходованная сумма.

Оборотная сторона бланка авансового отчета предназначена для обобщения информации о первичных документах, свидетельствующих о целевом характере произведенных расходов. К ним относятся проездные документы, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, квитанции и т.п. Данные документы систематизируются, нумеруются в хронологическом порядке и приобщаются к авансовому отчету.

Оформив авансовый отчет сотрудник передает его бухгалтеру, который должен проверить целевой характер произведенных расходов, корректность приобщенных первичных документов. Бухгалтер также записывает счета, на которые будут отнесены затраты по данному отчету и размер этих затрат.

Проверенный авансовый отчет подписывают подотчетное лицо и бухгалтер и передают его на утверждение руководителю юридического лица.

Если у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма аванса, то он должен вернуть ее компании. Если же возник перерасход, то он должен его получить в кассе компании. В случае же имеющейся задолженности сотрудника по ранее выданным авансам, сумма перерасхода ему не выдается.

Как следует из вышеуказанного, заполнение авансового отчета – процесс довольно простой. Однако если у сотрудника организации возникли сложности, то он может обратиться в бухгалтерию для консультации по возникшим вопросам, либо скачать в любой информационно-правовой системе или сети Интернет образец заполнения данного отчета. Данный образец можно скачать бесплатно в ворде, а можно воспользоваться бланком, созданным посредством электронной таблицы excel.

Работа с бумагами в 1С

Если компания в целях бухгалтерского учета использует программу 1С, то бухгалтер может оформить авансовый отчет в программе, а затем распечатать его для подписи уполномоченными лицами. Для этого в ней предусмотрена соответствующая форма.

Форму авансового отчета можно создать непосредственно в журнале операций или воспользовавшись вкладкой «Касса» на главном меню. В открывшемся электронном документе необходимо заполнить шапку, присвоить номер и дату, выбрать сотрудника.

В электронной форме авансового отчета имеется несколько закладок. При заполнении закладки «Авансы» необходимо ввести документы, на основании которых сотрудник получил денежные средства. Например, расходный кассовый ордер или выдача билетов.

В закладке «Товары» необходимо заполнить информацию о товарах, которые были приобретены за счет подотчетных сумм. Закладка «Тара» используется для отражения сведений о таре, которую необходимо вернуть контрагенту.

В закладке «Оплата» отражается информация об оплатах поставщикам, которые были произведены подотчетным лицом.

Закладка «Прочее» используется для учета всех остальных затрат, которые не могут быть отражены в предыдущих закладках. Это могут быть командировочные затраты, различные общехозяйственные расходы, расходы на ГСМ и т.п.

На основании электронной формы «Авансовый отчет» в программе формируются бухгалтерские проводки. Данный документ может быть распечатан. В программе 1С предусмотрена форма АО-1.

Сдача в бухгалтерию

Сотрудник компании, получивший деньги, должен отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после завершения периода, указанного в приказе о выдаче средств. Данный период определяет руководитель организации. Это правило указано в п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.2014г.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте в связи с очередным отпуском или временной нетрудоспособности, то представить авансовый отчет в бухгалтерию он обязан не позднее 3-х рабочих дней после выхода его на работу.

Если сотрудник был направлен в командировку, то авансовый отчет представляется в бухгалтерию в течение 3-х дней после прибытия (п. 26 Постановления № 749 от 13.10.2008г.).

Хранение документов

После того, как авансовый отчет был проверен, отражен в бухгалтерском учете и были произведены все расчеты с сотрудником компании, он передается на хранение.

Вопрос о сроке хранения возникает в связи с тем, что в федеральном законодательстве указано несколько сроков хранения документов для юридических лиц:

• в соответствии со ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичная учетная документация должна храниться не менее пяти лет;
• в соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ документы, на основании которых формируется налогооблагаемая база, должны храниться не менее четырех лет;
• согласно п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие произведенные затраты и приведшие к образованию убытков, должны храниться в организации не менее десяти лет, в течение которых они могут уменьшать налогооблагаемую базу.

Авансовый отчет, как было указано выше, заполняют сотрудник компании, ответственный за полученные денежные средства, и бухгалтер. Бухгалтер должен тщательно проверить корректность предоставленной информации и предоставить сотруднику расписку о том, что авансовый отчет принят к учету. Расписка представляет собой отрывной бланк в форме АО-1, в котором указывается номер и дата отчета, должность и фамилия сотрудника, которому были выданы подотчетные суммы, размер принятых к учету затрат, количество приложений к авансовому отчету.

Арбитражный суд Волгоградской области в составе судьи Миловановой И.В., при ведении

протокола судебного заседания с использованием видеоконференц-связи помощником судьи

Швырковой И.А., выполняя судебное поручение Арбитражного суда Курганской области об

организации видеоконференц-связи предварительного судебного заседания в рамках дела №

А34-146/2019 по заявлению индивидуального предпринимателя Зайцева Андрея Викторовича

(ОГРНИП 310345930500041, ИНН 344110577151) к индивидуальному предпринимателю

Макарову Юрию Викторовичу (ОГРНИП 318450100011561, ИНН 452100731120) о взыскании

неосновательного обогащения,

В предварительном судебном заседании участвовали:

от истца: Мамедов Р.А. оглы, доверенность б/н от 25.04.2018г.;

от ответчика: не явился, извещен

Установил:

В Арбитражный суд Волгоградской области поступило судебное поручение Арбитражного

суда Курганской области об организации видеоконференц-связи предварительного судебного

заседания в рамках дела № А34-146/2019 по заявлению индивидуального предпринимателя

Зайцева Андрея Викторовича (ОГРНИП 310345930500041, ИНН 344110577151) к

индивидуальному предпринимателю Макарову Юрию Викторовичу (ОГРНИП 318450100011561,

ИНН 452100731120) о взыскании неосновательного обогащения.

Административные ответчики - начальник отдела службы судебных приставов УФССП России по ФИО18, представитель Ленинского РОСП УФССП России по ФИО19 в судебном заседание не явились, о времени и месте рассмотрения дела извещены должным образом, причина неявки неизвестна.

Заинтересованное лицо - ООО «Траст Инвест» - согласно выписке из ЕГРЮЛ прекратило свою деятельность.

Выслушав участвующих по делу лиц, исследовав материалы административного дела, суд приходит к следующим выводам.

Согласно статье 360 КАС РФ постановления главного судебного пристава Российской Федерации, главного судебного пристава субъекта (главного судебного пристава субъектов) Российской Федерации, старшего судебного пристава, их заместителей, судебного пристава-исполнителя, их действия (бездействие) могут быть оспорены в суде в порядке, установленном главой 22 настоящего Кодекса.

В силу статьи 4 Федерального закона от ДД.ММ.ГГГГ № 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (далее – Закон об исполнительном производстве) принципами осуществления исполнительного производства являются законность и своевременность совершения исполнительных действий и применения мер принудительного исполнения.

Частью 9 ст. 226 КАС РФ предусмотрено, что при рассмотрении административного дела об оспаривании решения, действия (бездействия) органа, организации, лица, наделенных государственными или иными публичными полномочиями, суд выясняет:

1) нарушены ли права, свободы и законные интересы административного истца или лиц, в защиту прав, свобод и законных интересов которых подано соответствующее административное исковое заявление;

2) соблюдены ли сроки обращения в суд;

3) соблюдены ли требования нормативных правовых актов, устанавливающих:

а) полномочия органа, организации, лица, наделенных государственными или иными публичными полномочиями, на принятие оспариваемого решения, совершение оспариваемого действия (бездействия);

б) порядок принятия оспариваемого решения, совершения оспариваемого действия (бездействия) в случае, если такой порядок установлен;

в) основания для принятия оспариваемого решения, совершения оспариваемого действия (бездействия), если такие основания предусмотрены нормативными правовыми актами;

4) соответствует ли содержание оспариваемого решения, совершенного оспариваемого действия (бездействия) нормативным правовым актам, регулирующим спорные отношения.

Судом установлено, что в ном отделе судебных приставов УФССП России по на принудительном исполнении находилось исполнительное производство № о взыскании задолженности с ООО «Траст Инвест» в пользу ФИО2

18.12.2008г. данное исполнительное производство окончено постановлением судебного пристава-исполнителя Ленинского РОСП на основании п. 5 ч. 1 ст. 47

Согласно приложения № к приказу ФССП России от ДД.ММ.ГГГГ № Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов срок хранения документов завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (исполнительные документы, постановления, заявления, определения, решения, запросы, извещения, справки, акты, представления, предупреждения, уведомления, документы по розыску должника и его имущества, переписка и др.) по исполнению актов судебных органов, актов других органов составляет 5 лет.

В соответствии с актом № от ДД.ММ.ГГГГ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от ДД.ММ.ГГГГ №» уничтожены как не имеющие научно-исторической ценности и утративших практическое значение, документы отдела судебных приставов УФССП по за 2008 в количестве 3521 дело, в том числе исполнительное производство №.

Судом установлено, что в Тамбовском городском отделе судебных приставов на принудительном исполнении находилось исполнительное производство № о взыскании задолженности с ООО «Траст Инвест» в пользу ФИО2, которое на основании ст. 34 Федерального закона «Об исполнительном производстве» постановлением судебного пристава-исполнителя Тамбовского городского отдела судебных приставов ФИО4 от 19.08.2009г присоединено к сводному исполнительному производству №-СД.

11.09.2009г. данное исполнительное производство окончено постановлением судебного пристава-исполнителя Тамбовского городского отдела судебных приставов УФССП по на основании п. 3 п. 1 ст. 47 Закона «Об исполнительном производстве».

Как следует из пояснений административного истца, исполнительный лист № был ему возвращен и он предъявил его к исполнению в 2012 году, так как ждал результатов рассмотрения уголовного дела в отношении руководителя ООО «Траст Инвест».

10.02.2012г. судебным приставом-исполнителем Тамбовского ГОСП УФССП России по на основании исполнительного листа № возбуждено исполнительное производство №.

Согласно акта № от ДД.ММ.ГГГГ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от ДД.ММ.ГГГГ №» уничтожены как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы отдела судебных приставов УФССП по за 2009 в количестве 7865 производств, в том числе исполнительное производство №, № о взыскании задолженности с ООО «Траст Инвест».

Как следует из ч. 3, 7, 8 ст. 219 КАС РФ административное исковое заявление о признании незаконными решений, действий (бездействия) судебного пристава-исполнителя может быть подано в суд в течение десяти дней со дня, когда гражданину, организации, иному лицу стало известно о нарушении их прав, свобод и законных интересов.

Пропущенный по указанной вчасти 6настоящей статьи или иной уважительной причине срок подачи административного искового заявления может быть восстановлен судом, за исключением случаев, если его восстановление не предусмотрено настоящим Кодексом.

Пропуск срока обращения в суд без уважительной причины, а также невозможность восстановления пропущенного (в том числе по уважительной причине) срока обращения в суд является основанием для отказа в удовлетворении административного иска.

Согласно статье 95 КАС РФ лицам, пропустившим установленный настоящим Кодексом процессуальный срок по причинам, признанным судом уважительными, пропущенный срок может быть восстановлен. В заявлении о восстановлении пропущенного процессуального срока должны быть указаны причины его пропуска. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие уважительность этих причин.

Как следует из пояснений административного истца, в 2016 году он узнал об уничтожении исполнительных производств № и № из ответа прокуратуры.

Также ФИО2 представлены в суд сообщения УФССП России по от 24.02.2016г. и УФССП России от 14.02.2018г, в которых указано об уничтожении исполнительных производств №, №, №-СД.

Как следует из пояснений ФИО2, о вынесении постановления судебного пристава-исполнителя Тамбовского отдела судебных приставов ФИО4 от 19.08.2009г о присоединении исполнительного производства № к сводному исполнительному производству №-СД он узнал в 2014 году при вынесении решения Ленинского районного суда от 14.11.2014г.

С административным иском ФИО2 обратился в суд 21.01.2019г. с пропуском срока, установленного ч. 3 ст. 219 КАС РФ, при этом, не обосновав и не представив уважительных причин пропуска срока.

На основании вышеизложенного, суд приходит к выводу, что срок на обращение в суд с административным иском пропущен административным истцом без уважительной причины, что является самостоятельным основанием для отказа в иске.

Руководствуясь ст. ст. 175-177 КАС РФ, суд

Решил:

В удовлетворении исковых требований ФИО2 о признании незаконными действий начальника отдела службы судебных приставов УФССП России по ФИО18 об уничтожении документов исполнительного производства № и № о взыскании с ООО «Траст Инвест» задолженности в его пользу на сумму 260835,25 руб., в том числе документов граждан, входивших в состав исполнительного производства №-СД, признании незаконным постановления судебного пристава-исполнителя Тамбовского отдела судебных приставов ФИО4 от 19.08.2009г о присоединении исполнительного производства № к сводному исполнительному производству №-СД о взыскании с ООО «Траст Инвест» задолженности в его пользу на сумму 260835,25 руб. отказать.

Решение может быть обжаловано в апелляционном порядке в судебную коллегию по административным делам Тамбовского областного суда через Октябрьский районный суд в течение месяца со дня принятия решения судом в окончательной форме.

Мотивированное решение суда изготовлено ДД.ММ.ГГГГ.

Судья О.А. Заболотникова